Gerakan 5 Menit: Sebuah Inovasi Sederhana dalam Digitalisasi Arsip

​

Digitalisasi arsip menjadi kebutuhan mendesak bagi lembaga pemerintah di era modern. Tidak terkecuali, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten Tanggamus yang meluncurkan sebuah inisiatif sederhana namun strategis bernama "Gerakan 5 Menit Dokumentasi Digital."  Upaya ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja melalui pengelolaan arsip berbasis digital.

​Inisiatif ini dirancang dengan prinsip utama yang mudah dipahami dan diterapkan oleh setiap pegawai. Prinsip-prinsip tersebut meliputi: cepat (cukup 5 menit per hari), rutin (konsisten setiap hari), sederhana (cukup pindai, beri nama berkas, dan unggah ke dashboard DEVI), dan bermanfaat (hasil digitalisasi langsung siap digunakan kapan saja).

​Implementasi dan Manfaat bagi Pegawai

​Proses pelaksanaannya pun dibuat ringkas. Pegawai hanya perlu memilih satu dokumen kerja harian, memindainya dengan kualitas jelas, menyimpan dengan format nama berkas yang standar, mengunggahnya ke dashboard DEVI sesuai klasifikasi, dan menandai dalam daftar monitoring digitalisasi.

​Upaya ini tidak hanya menguntungkan organisasi secara keseluruhan, tetapi juga memberikan manfaat langsung bagi para pegawai. Dengan adanya arsip digital yang rapi, pegawai dapat dengan mudah mencari dan menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan, mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik, serta mendukung percepatan layanan publik. Selain itu, inisiatif ini juga dapat membantu dalam penilaian kinerja individu karena setiap kontribusi terhadap dokumentasi digital terekam dengan baik.

​Strategi Pengelolaan Arsip Digital

​Untuk memastikan Gerakan 5 Menit ini berjalan efektif dan berkelanjutan, dibutuhkan strategi pengelolaan arsip digital yang komprehensif.

1. Konsistensi dan Disiplin: Prinsip utama dari gerakan ini adalah konsistensi. Pegawai harus disiplin meluangkan 5 menit setiap hari untuk mendigitalisasi dokumen. Hal ini akan membangun kebiasaan baru yang produktif.
2. ​Standardisasi Nomenklatur: Penggunaan format nama berkas yang standar sangat krusial. Nomenklatur yang seragam memudahkan proses pencarian dan pengelompokan arsip secara otomatis.
3. ​Sistem Terpusat (DEVI): Penggunaan dashboard DEVI sebagai sistem terpusat memungkinkan semua arsip digital dikelola dalam satu platform. Ini meminimalkan duplikasi data dan memudahkan akses bagi pihak yang berwenang.
4. Pelatihan dan Sosialisasi Berkelanjutan: Meskipun prosesnya sederhana, pelatihan dan sosialisasi berkelanjutan diperlukan untuk memastikan semua pegawai memahami tata cara yang benar, termasuk cara memindai dokumen dengan kualitas baik dan mengklasifikasikannya dengan tepat.

​Inisiatif ini menunjukkan bahwa inovasi tidak selalu harus rumit. Dengan pendekatan yang sederhana dan fokus pada pembentukan kebiasaan, Gerakan 5 Menit Dokumentasi Digital dari BPBD Kabupaten Tanggamus menjadi model inspiratif bagi lembaga lain dalam memulai perjalanan menuju tata kelola pemerintahan yang berbasis digital.